Einfach Rechnung schreiben – So geht’s!

Laut einer Umfrage werden 2024 die meisten Unternehmen elektronische Rechnungen einführen, um Zeit und Kosten zu sparen. Das Wichtigste zuerst: Jede Rechnung muss gewisse Pflichtangaben einhalten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Dazu zählen die Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Zahlungsbedingungen. Um die Rechnungsstellung zu erleichtern, können Unternehmer auf Rechnungsprogramme zurückgreifen, die eine professionelle und rechtskonforme Rechnungsvorlage zur Verfügung stellen.

Pflichtangaben: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Bei der Erstellung einer Rechnung müssen bestimmte gesetzliche Pflichtangaben berücksichtigt werden. Diese Rechnungsdetails stellen sicher, dass die Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht und vom Finanzamt akzeptiert wird.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Jede Rechnung muss die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Rechnungsausstellers enthalten. Diese dient dem Finanzamt als eindeutige Kennung.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen müssen mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Diese Rechnungsnummer ermöglicht es, die einzelnen Transaktionen zu verfolgen und zuzuordnen.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum gibt den Zeitpunkt an, an dem die Rechnung erstellt wurde. Dieses Datum ist wichtig für die steuerliche Zuordnung der Umsätze.

Leistungsbeschreibung und Zahlungsbedingungen

• Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware muss auf der Rechnung aufgeführt sein.
• Zudem müssen die Zahlungsbedingungen, wie Zahlungsfrist und mögliche Skontoabzüge, angegeben werden.

Nur mit diesen Rechnungspflichtangaben ist eine Rechnung gültig und kann vom Finanzamt akzeptiert werden.

Wie kann ich eine Rechnung schreiben

Für Gründer*innen, die als Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r eines Kleingewerbes Rechnungen schreiben möchten, ist es wichtig, alle erforderlichen Angaben zu berücksichtigen. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen können zu verzögerten Zahlungseingängen führen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Zum einen können Unternehmer auf vorgefertigte Rechnungsvorlagen zurückgreifen, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Zum anderen bieten Rechnungsprogramme wie FastBill eine komfortable Lösung zum Rechnung schreiben. Hier können Unternehmer Kundendaten, Leistungen und Preise verwalten, Rechnungsnummern automatisch generieren lassen und Rechnungen direkt aus dem Programm heraus verschicken. So sparen sie viel manuelle Arbeit und stellen sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf der Rechnungsstellung enthalten sind.

Für Kleinunternehmer*innen, die gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen die Rechnungserstellung den Nettobetrag enthalten und erklären, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Die Umsatzgrenze für die Istversteuerung beträgt 500.000 EUR pro Jahr für Einzelunternehmer*innen, Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende; für Unternehmen wie oHG, GmbH, AG, UG, KG und GbR beträgt die Umsatzgrenze 500.000 EUR bis 800.000 EUR pro Jahr.

Zur Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen, einschließlich Rechnungen, gilt eine gesetzliche Frist von zehn Jahren gemäß der Abgabenordnung (AO). Darüber hinaus regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff) die Erfassung, Dokumentation und Aufbewahrung von Rechnungen und weiteren Geschäftsunterlagen.

Besonderheiten als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer gelten einige spezielle Regeln bei der Rechnungsstellung. Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, müssen sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sollten sie einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG anbringen.

Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG

Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, darf der Jahresumsatz im ersten Jahr maximal 22.000 Euro und in den Folgejahren maximal 50.000 Euro betragen. Kleinunternehmer profitieren so von administrativen Erleichterungen und können ihre Rechnungen übersichtlicher gestalten, da sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmerregelung

Laut der Kleinunternehmerregelung nach §19 Abs. 1 UStG gelten Unternehmer als Kleinunternehmer, wenn ihr Umsatz im Vorjahr 22.000€ und im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000€ nicht überschreitet. Unternehmer, die diese Umsatzgrenzen überschreiten, können die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch nehmen.

Professionelles Rechnungsdesign

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben spielt auch das visuelle Design einer Rechnung eine wichtige Rolle, um professionell und seriös zu erscheinen. Unternehmer haben dabei je nach Branche mehr Freiraum in der individuellen Gestaltung ihrer Rechnungsoptik. Während klassische Dienstleistungsbranchen wie Anwälte oder Steuerberater eher auf eine traditionelle Rechnungsaufmachung setzen, können kreative Unternehmen wie Designer oder Fotografen ihre Rechnung kreativer und innovativer gestalten.

Unabhängig vom Stil ist es jedoch wichtig, das Firmenlogo prominent auf der Rechnung zu platzieren. Dies erhöht den Wiedererkennungswert und stärkt die Marke. Auch eine durchdachte Farbwahl und ein aufgeräumtes Layout tragen zu einem professionellen Rechnungsdesign bei. Darüber hinaus können Unternehmer je nach Branche und Zielgruppe zusätzliche Elemente wie Fotos, Illustrationen oder Grafiken in die Rechnungsgestaltung integrieren.

Insgesamt sollte das Rechnungsdesign stets zum Corporate Design und zur Markenidentität des Unternehmens passen. So wird die Rechnung zu einem wichtigen Instrument, um ein positives Bild beim Kunden zu hinterlassen und die Professionalität des Unternehmens zu unterstreichen.

Rechnungen digital erstellen und versenden

Die Digitalisierung hat auch im Rechnungswesen Einzug gehalten. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Rechnungsstellung, um Prozesse zu verschlanken und Kosten zu sparen. Dabei bietet die elektronische Rechnungsübermittlung nicht nur Zeitvorteile, sondern auch Vorteile bei der Rechnungsverwaltung und -verfolgung.

Rechnungsprogramme wie sevdesk ermöglichen es, Rechnungen schnell und einfach digital zu erstellen und direkt an Kunden zu versenden. Kunden können Rechnungen bequem per Mausklick bezahlen, während Unternehmer jederzeit den Überblick über offene Posten haben. Besonders für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG profitieren, bietet die digitale Rechnungsstellung große Vorteile.

Ab 2025 wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland sogar verpflichtend, um Bürokratie abzubauen und den Rechnungsaustausch zu beschleunigen. Rechnungsaussteller müssen dann bestimmte Pflichtangaben einhalten, wie z.B. die Umsatzsteuer-ID oder eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Insgesamt ermöglicht die digitale Rechnungsstellung effizientere Prozesse, kostengünstigere Abläufe und mehr Transparenz in der Rechnungsverwaltung. Unternehmen, die diesen Weg gehen, profitieren langfristig von Zeitersparnis und Kostenvorteilen.

Fazit

Das Erstellen von Rechnungen erfordert die Beachtung verschiedener rechtlicher Vorgaben, um sicher und korrekt zu sein. Unternehmer müssen hierbei die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und eine genaue Leistungsbeschreibung berücksichtigen. Auch das professionelle Design und die digitale Übermittlung der Rechnung sind wichtig, um einen seriösen Eindruck zu hinterlassen.

Für Kleinunternehmer gelten spezielle Sonderregelungen bei der Umsatzsteuer. Mit der richtigen Rechnungssoftware lassen sich alle rechtlichen Anforderungen einfach erfüllen und der Rechnungsversand beschleunigen. So behalten Unternehmer den Überblick und sparen wertvolle Zeit bei der Rechnungsstellung.

Insgesamt ist das Schreiben einer korrekten Rechnung ein wichtiger Schritt, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und einen professionellen Eindruck beim Kunden zu hinterlassen. Mit dem richtigen Wissen und den geeigneten Tools können Unternehmer diese Aufgabe unkompliziert und effizient erledigen.